무전표시스템 구축을 위한 지출 결의서(e-Accounting) 지원으로 프로세스 혁신
지출결의서를 통해 경비업무 처리를 자동화하고자 하는 요구가 많아지고 있으며, 체계적으로 다양한 지출 결의서를 만들어 제공하게 되면 경리부서에 대한 혁신적인 프로세스 개선이 이루어질 수 있습니다.
오래전부터 이 부분에 대한 업무를 개선하고자 업무개선이 이루어져 왔습니다. 현업에 회계전표를 가전표 형식으로 직접 입력할 수 있도록 제공하기도 했지만, 현재 당사에서 제공하는 방식이 가장 혁신적이고 효과적이라고 할 수 있습니다.
첫 번째로, 거래처에 지급되는 비용에 대해서도 입력할 수 있도록 했습니다. 거래처와의 다양한 거래 형태에 맞추어 지급되는 비용에 대해 지출 결의서를 입력할 수 있도록 하였습니다.
두 번째로, 법인카드 승인 내역을 조회하여 건건이 지출 결의서를 발생할 수 있도록 하였습니다. 최근 법인카드를 사용하여 경비를 처리하는 경우가 많아지고, 은행에서도 CMS 시스템을 통해 카드관련 다양한 서비스를 제공하고 있기에 카드를 사용한 지출 결의서 작성 방식이 많이 활용되고 있습니다.
세번째로, 개인 경비에 대해 다양한 계정 선택을 통해 경비를 청구할 수 있도록 하였습니다. 어쩔 수 없이 현업에서 현금을 통한 경비처리가 이루어지는데 이를 처리할 수 있는 모듈을 제공하고 간이증빙에 대해 첨부파일 방식으로 입력도 가능하여 추후 조회가 가능하도록 제공하고 있습니다.
위 세가지 방식의 지출 결의서 등록만으로 업무가 개선되는 것은 아닙니다. 비용에 대한 상대계정 처리만으로 입력을 간소화 하며, 추가적으로 프로젝트 경비나 원가 부서 선택 등 필요한 관리항목을 입력할 수 있도록 하여 회계 시스템으로의 자동 분개 시 필요한 모든 정보가 입력될 수 있도록 지원해야 합니다.
지출 결의서 기능을 구축하면 경리부서에서 증빙서류를 기반으로 온 종일 입력작업을 하는 과정을 90% 이상 줄일 수 있을 것입니다. 최대한 전표 작업을 직접 하지 않고 현업에서 제공되는 지출 결의서 내용에 대한 승인만으로 전표 입력 업무를 처리할 수 있습니다.
이러한 지출결의서 기능은 ERP와 그룹웨어에서 모두 지원될 수 있으며 승인과정을 거쳐 경리부서로 전달되기에 휴먼에러를 최대한 줄여줌은 물론, 예산관리, 프로젝트, 원가 모듈 등과 연계처리되어 경리부서의 업무 프로세스 혁신과 고도화에 큰 도움을 줄 것입니다.
